A tutto il personale docente
Ai Docenti Referenti per l’Inclusione Proff. Carnabuci e Genova
Ai Docenti Referenti per la privacy Proff. Carnabuci e De Luca
Ai Docenti di Sostegno
Alla Segreteria Didattica
p.c. Al DPO (Data Protection Officer)
OGGETTO: DISPOSIZIONI E LINEE GUIDA SULLA PRIVACY PER LA COMPILAZIONE E LA GESTIONE DI DOCUMENTI AD ELEVATA RISERVATEZZA (PDP E PEI) – PROCESSO DI PSEUDONIMIZZAZIONE.
In ottemperanza alla normativa vigente sulla protezione dei dati personali (Regolamento UE 2016/679 – GDPR e D.Lgs. 196/2003 e s.m.i.) e in conformità con le recenti direttive fornite dal Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) VARGIU SCUOLA dell’Istituto Liceo Melotti, si comunicano le disposizioni operative obbligatorie relative alla compilazione, alla denominazione e alla conservazione dei Piani Didattici Personalizzati (PDP) e dei Piani Educativi Individualizzati (PEI).
Per garantire la massima tutela della privacy ed evitare la diffusione non autorizzata di dati particolari riguardanti gli studenti, questa Istituzione Scolastica adotta formalmente un processo di pseudonimizzazione.
- Criteri di identificazione dello studente
In tutti i documenti contenenti informazioni sensibili relativi all’inclusione o ai bisogni educativi speciali (PDP e PEI) non dovranno più essere indicati in chiaro il nome e il cognome dello studente. Al loro posto verrà utilizzata una codifica univoca composta da:
- Iniziali dell’alunno: prima iniziale del cognome seguita dalla prima iniziale del nome.
o In caso di più cognomi e/o più nomi: si utilizzerà unicamente la prima lettera del primo cognome e la prima lettera del primo nome.
- Codice SIDI: codice identificativo numerico dello studente, reperibile all’interno della scheda anagrafica di ogni alunno sul Registro Elettronico.
ATTENZIONE – REGOLA SULLE INIZIALI:
Dopo le lettere delle iniziali NON si deve inserire alcun puntino (es. scrivere RM e NON R.M.). Le lettere devono essere scritte consecutive e in stampatello maiuscolo.
- Inserimento nei documenti e denominazione dei file
La stringa pseudonimizzata deve essere applicata con le seguenti modalità:
- All’interno del documento: la dicitura pseudonimizzata sostituisce i dati anagrafici estesi dell’alunno nell’intestazione del modello.
- Nella denominazione del file: il file digitale deve essere salvato indicando la tipologia del documento, seguita da un trattino basso (_), le iniziali (senza punti) e il codice SIDI.
Formato standard nome file:
[TIPOLOGIA]_[INIZIALE COGNOME] [INIZIALE NOME] [CODICESIDI]
- Esempi pratici
A titolo esemplificativo, si riporta la corretta applicazione per le seguenti casistiche:
• Esempio 1: Studente Mario Rossi – Documento da redigere: PEI
o Nome file corretto: PEI_RMcodiceSIDI
(dove R è l’iniziale di Rossi, M è l’iniziale di Mario, seguite dal codice SIDI senza punti intermedi)
• Esempio 2: Studente Carlo Mario Rossi Brambilla – Documento da redigere: PDP
o Nome file corretto: PDP_RCcodiceSIDI
(dove C è l’iniziale del primo nome Carlo, R è l’iniziale del primo cognome Rossi, seguite dal codice SIDI senza punti intermedi)
- Modalità di trasmissione e conservazione
Si ricorda che per tutti i file già redatti e/o in bozza di compilazione è fatto divieto assoluto di condivisione tramite e-mail personali o servizi di messaggistica non autorizzati.
Si confida nella consueta e rigorosa collaborazione di tutto il personale nell’attenersi scrupolosamente a tali indicazioni a tutela dell’Istituto Liceo Melotti e della privacy dei nostri studenti.
Il Dirigente Scolastico
Anna Proserpio
Liceo Melotti